CONDITIONS SPÉCIFIQUES TOTAL DIPLOMATIC SERVICE

ARTICLE 1 - OBJET

Toute utilisation du TOTAL DIPLOMATIC Service proposé par TOTAL BELGIUM et des cartes TOTAL Diplomatic Tax-Free Fuel Card implique l'acceptation par l'utilisateur :

Des Conditions Spécifiques TOTAL DIPLOMATIC ci-après ;

Ainsi que des Conditions Générales Cartes carburant TOTAL, dans la mesure où il n’y est pas dérogé par les présentes Conditions Spécifiques TOTAL DIPLOMATIC.

Les Conditions Spécifiques TOTAL DIPLOMATIC ont pour objet de définir les modalités spécifiques de fonctionnement du TOTAL DIPLOMATIC Service (« Carte »), à savoir l’achat de carburant, et d’autres biens et services, et l'utilisation de la TOTAL Diplomatic Tax-Free Fuel Card.

ARTICLE 2 - CONDITIONS D'UTILISATION DU SERVICE

Le TOTAL DIPLOMATIC Service est exclusivement réservé aux personnes physiques et personnes morales bénéficiant d'une franchise d'accises et d'une exemption de TVA (« Client ») telles qu'organisés par :

  • L’article 20, 7° à 10° de la loi générale sur les douanes et accises du 18 juillet 1977 ;
  • Les articles 33 à 35 de l'Arrêté ministériel du 17 février 1960 réglant les franchises en matière de droits d'entrée ;
  • L’article 42, § 3, premier alinéa, 1° ou 2° ou 3° ou 4° ou 5° du Code de la taxe sur la valeur ajoutée du 3 juillet 1969 ;

L’inscription au TOTAL DIPLOMATIC Service se fait :

  • Soit à titre personnel/privé (usage d’un ou plusieurs véhicules immatriculé(s) au nom de ladite personne physique) ;
  • Soit à titre officiel (usage d’un ou plusieurs véhicules immatriculé(s) au nom de ladite personne morale [ambassade, délégation permanente, représentation permanente, mission, consulat, etc.]).

Le Client s'engage à utiliser le TOTAL DIPLOMATIC Service dans les limites de son usage personnel et/ou de son usage officiel au sein de la mission/organisation à laquelle il/elle appartient. Le Client paiera les achats de produits en cas d'utilisation des cartes carburant par des personnes tierces, que ces achats aient été effectués pour un usage personnel ou un usage officiel.

Le Client s’engage à informer préalablement TOTAL BELGIUM par écrit, de préférence par e-mail à l’adresse diplomatic.totalbelgium@total.com, des modifications concernant ses pièces d'identité, changement d'adresse, de numéro de compte bancaire et toute modification susceptible d'avoir un impact sur son droit de bénéficier de l'exonération des droits d'accise et de la TVA.

TOTAL BELGIUM se réserve le droit de révoquer/bloquer la Carte en cas de non-respect de ses Conditions Générales et/ou Conditions Spécifiques, en cas d’usage frauduleux ou anormal par le Client ou par une tierce personne, en cas de défaut de paiement ou insolvabilité récurrente du Client, et ceci, sans aucune notification préalable et ce sans préjudice du droit de TOTAL BELGIUM de réclamer des dommages et intérêts.

ARTICLE 3 - SITE EXTRANET

L’inscription du Client au TOTAL DIPLOMATIC Service se fait par l'intermédiaire d'un site Internet sécurisé (« l'Extranet ») à l’aide de son numéro de dossier protocolaire, son adresse e-mail, prénom, nom, numéro de téléphone et adresse postale.

Dès son adhésion, et sous réserve de la communication préalable de son adresse e-mail et de ses nom, prénom et numéro de téléphone, le Client pourra accéder à l’Espace client de TOTAL BELGIUM à partir de l’adresse url : www.diplomatic-total.be.

L’Extranet est sécurisée et crypté en mode SSL et n’est en conséquence accessible qu’après saisie d’un identifiant (i.e. adresse e-mail) fourni par le Client à TOTAL BELGIUM et d’un mot de passe fourni par TOTAL BELGIUM lors de la première connexion à ladite Extranet. L’ Extranet permet notamment au Client de consulter son état de parc et d’accéder aux services complémentaires. Toute utilisation du Site et de l’Extranet emportera l’acceptation sans réserve des conditions générales d’utilisation spécifiques qui le régissent et qui sont accessibles depuis sa page d’accueil.

Les services optionnels visés à l’Article 5.2, 5.3, 5.4 et 5.5 des Conditions Générales Cartes Carburant TOTAL ne sont pas accessibles aux utilisateurs du TOTAL DIPLOMATIC Service.

TOTAL BELGIUM met à la disposition de ses Clients une assistance gratuite aux jours et heures ouvrables par téléphone au +32 (0)2 288 99 36 ou par e-mail à l’adresse e-mail suivante : diplomatic.totalbelgium@total.com.

Les Conditions Générales Cartes carburant TOTAL s'appliquent à la durée de conservation des données et à la protection des données personnelles recueillies dans le cadre de l'exploitation et de l'utilisation du TOTAL DIPLOMATIC Service et des cartes TOTAL Diplomatic Tax-Free Fuel Card.

ARTICLE 4 - UTILISATION DES CARTES

4.1 VALIDITÉ DES CARTES

La Carte reste valide jusqu'à la date d’échéance du formulaire 136F ou formulaire 151 qui a donné lieu à l’émission de ladite Carte. Une Carte non-valide ou mise en opposition pourra être conservée ou confisquée par le point de vente.

Le Client demeure responsable de sa/ses Carte(s) et de son/leur utilisation jusqu'à expiration de sa/leur validité.

Avant l'expiration d'un formulaire 136F ou 151, le Client fournira un formulaire 136F ou 151 valide et approuvé à TOTAL BELGIUM pour une nouvelle période d'allocation de carburant hors taxes.

4.2 ENVOI ET ACTIVATION DE LA/DES CARTE(S)

La/les Carte(s) seront envoyées au Client et activée(s), pour autant que TOTAL BELGIUM soit en possession du formulaire 136F ou 151 valide et approuvé par l'administration compétente (Service Public Fédéral Finances - Administration Générale des Douanes et Accises).

La Carte ne sera livrée au client qu'après acceptation manuscrite ou électronique des Conditions Spécifiques TOTAL DIPLOMATIC et des Conditions Générales Cartes Carburant TOTAL.

TOTAL BELGIUM devra être au préalable en possession d’une domiciliation bancaire valide et active sur le compte du Client. Le paiement par virement bancaire n'est disponible que pour l’usage officiel de la Mission Diplomatique.

L’émission d’un bon manuel visé à l’Article 4.3 des Conditions Générales Cartes Carburant TOTAL n’est pas possible pour les utilisateurs du TOTAL DIPLOMATIC Service.

4.3 ACHAT DE BIENS ET DE SERVICES

La Carte donne accès à des carburants hors taxes et à des services où la TVA est applicable. Les quantités de carburants hors taxes, sont conformes et limitées suivant les règles et les procédures définies par le S.P.F - Finances - Administration Générale des Douanes et Accises. L’achat de carburant hors taxes est limité au territoire belge, tel que défini par dite autorité compétente. Les quotas de combustibles liés à un formulaire 136F ou un formulaire 151 pendant la période concernée qui n'ont pas été consommés pendant cette même période sont définitivement perdus.

Les autres biens et services, en-dehors du mandat du formulaire 136F ou 151, tombent sous les Conditions Générales Cartes Carburant TOTAL, dans la mesure où il n’y est pas dérogé par les Conditions Spécifiques TOTAL DIPLOMATIC.

ARTICLE 5 - PERTE OU VOL DE LA CARTE

En cas de perte ou de vol d'une de ses Cartes, le Client doit immédiatement bloquer l'usage de celle-ci en téléphonant à TOTAL BELGIUM aux jours et heures ouvrables au +32 2 288 99 36 ou en téléphonant au Service Card stop de TOTAL au +32 288 94 00 (24/24h – 7/7). Chaque demande doit être confirmée par le formulaire de contact via l'Extranet ou courrier électronique à l’adresse diplomatic.totalbelgium@total.com mentionnant le nom et le numéro du Client, le numéro de la/les Carte(s) perdue(s) ou volée(s) ainsi que le numéro de téléphone et la plage horaire durant laquelle le Client peut être contacté.

ARTICLE 6 - PRIX ET PAIEMENT DES PRODUITS

Article 10 des Conditions Générales Cartes carburant TOTAL s'applique aux TOTAL DIPLOMATIC Service dans la mesure où il n’y est pas dérogé par les Conditions Spécifiques TOTAL DIPLOMATIC.

Les carburants seront facturés aux prix officiels fixés dans le cadre du Contrat de Programme, en vigueur à la date d'achat des Produits, sous déduction des droits d'accise et de la taxe sur la valeur ajoutée. Seuls les carburants pour lesquels le client a obtenu un formulaire 136F ou 151 validé et approuvé par l'autorité compétente, seront facturés en franchise de droits d'accise et de taxe sur la valeur ajoutée et sont limités au territoire belge. Les achats de carburant pour lesquels TOTAL BELGIUM ne reçoit pas l'approbation de l'autorité compétente seront facturés incluant droits d'accise et taxe sur la valeur ajoutée au moyen d'une facture spécifique.

Les biens et les services pour lesquels les taxes sur la valeur ajoutée sont applicables, seront facturés séparément, avec taxes sur la valeur ajoutée afin que la récupération de la TVA, le cas échéant, puisse être traitée par le Client via des sociétés spécifiquement accréditées.

TOTAL BELGIUM enverra les factures sous forme électronique. Par dérogation à l’Article 10.1 des Conditions Générales Cartes carburant TOTAL, et à la demande du Client, TOTAL BELGIUM peut envoyer des factures sur papier sans frais supplémentaires pour ce dernier.

En cas de défaut de paiement d’un client personne physique pour son usage personnel/privé, TOTAL BELGIUM se réserve le droit de contacter la mission/organisation à laquelle il/elle appartient et de réclamer à celle-ci le montant des paiements dus. En apposant son cachet/sceau et la signature de son Ambassadeur ou Chef de la mission ou le mandataire autorisé de la mission/organisation aux présentes Conditions Spécifiques TOTAL DIPLOMATIC, la mission/organisation s’y engage sans réserve.

ARTICLE 7 - RÉSILIATION

Les quotas de produits liés à un document 136F ou 151 remis à TOTAL ne pourront en aucun cas être annulés ou restitués au Client.

Par dérogation à l’Article 16.1 des Conditions Générales Cartes carburant TOTAL, la relation contractuelle entre TOTAL BELGIUM et le Client telle que régie par les Conditions Générales prend effet à la date d’acceptation des Conditions Générales Cartes carburant TOTAL et des Conditions Spécifiques TOTAL DIPLOMATIC par le Client ou l’utilisation de la Carte par le Client ou à la demande d’adhésion au TOTAL Diplomatic Service par ce dernier. Le contrat est conclu pour une durée de douze mois. Il est tacitement reconductible pour une durée de douze mois successifs, à moins que l’un des parties n’ait notifié à l’autre, par recommandé un mois avant l’expiration de la période contractuelle en cours, son intention de mettre fin au contrat. Cette résiliation sera effective pour autant que le Client ait réglé toutes sommes dues en relations avec des transactions faites au moyen des Cartes. Le Client qui souhaite résilier anticipativement le présent Contrat devra verser à TOTAL une indemnité forfaitaire pour frais administratifs calculée comme suit : 10 EUR H. TVA par Carte et par mois jusqu’à la réception de l’accusé de réception relatif à la résiliation du présent contrat.

Le Client s'engage à informer TOTAL BELGIUM avant la fin de sa mission diplomatique en Belgique par une notification écrite à l’adresse suivante : rue du Commerce 93-1040 Bruxelles ou par e-mail à l’adresse diplomatic.totalbelgium@total.com ou par l’Extranet sur www.diplomatic-total.be. Les cartes doivent être coupées en deux par le Client et renvoyées à TOTAL BELGIUM. Au cours de cette période de transition, et/ou après la fin de la mission diplomatique, les achats de carburant pour lesquels TOTAL BELGIUM ne reçoit pas l'approbation de l'autorité compétente seront facturés droits d'accise et taxe sur la valeur ajoutée inclus au moyen d'une facture spécifique.

TOTAL BELGIUM se réserve le droit de mettre fin à la relation contractuelle sans préavis en cas de révision de la réglementation en vigueur qui modifierait le principe ou les modalités de la franchise d'accises ou de l'exemption de TVA dont bénéficie le Client, , et ceci, sans préjudice de la possibilité de réclamer tout dommage et intérêt causé à TOTAL BELGIUM.

Conditions générales : Cartes carburant TOTAL

ARTICLE 1 – OBJET

Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les modalités de fonctionnement et d’utilisation de la Carte TOTAL (la “Carte”), qui permet d’acquérir les produits et services indiqués à l’article 3, dans un Réseau de points de vente (le “Réseau”). Le Réseau est susceptible d’être modifié à tout moment. Le guide de ces points de vente est accessible sur simple demande auprès de TOTAL BELGIUM SA (ci-après « TOTAL BELGIUM ») ou sur www.total.be.Les conditions générales, la demande d’adhésion, les éventuels avenants et la demande initiale de Cartes constituent le “Contrat”.

ARTICLE 2 – MODIFICATIONS

TOTAL BELGIUM se réserve le droit d'amender à tout moment les conditions générales. En cas de modification non substantielle des conditions générales, TOTAL BELGIUM pourra en informer le Client par simple mention d’avertissement portée sur une facture. La dernière version sera accessible sur simple demande du Client. Pour toute révision emportant des modifications substantielles, les nouvelles conditions seront transmises en intégralité par écrit ou par courrier électronique au Client. Toute utilisation de la Carte, cinq jours ouvrables après l’envoi des conditions générales révisées emportera leur acceptation sans réserve. Toute modification que le Client souhaiterait apporter aux présentes conditions générales devra être préalablement et expressément acceptée par écrit par TOTAL BELGIUM.

ARTICLE 3 - PRODUITS ET SERVICES

Les produits et services accessibles au moyen de la Carte et qui peuvent éventuellement être plafonnés sont les suivants :

- tout carburant disponible dans les points de vente, en ce compris la recharge électrique),

- lubrifiants, produits et services proposés dans les points de vente,

- prestations accessoires aux déplacements (notamment péages, télépéages, parking, taxes routières, assistance dépannage, …).

TOTAL BELGIUM ne pourra être tenue responsable de l’éventuelle indisponibilité, temporaire ou définitive, des produits et services dans un ou plusieurs points de vente. TOTAL BELGIUM pourra à tout moment compléter ou modifier les produits et services sus mentionnés ce qui pourra donner lieu à l’émission d’une nouvelle Carte. Le transfert au Client des risques de ces produits s’effectue lors de leur enlèvement sur le point de vente. Toute réclamation relative à un produit ou un service défectueux doit être notifiée par écrit et dans la semaine à TOTAL BELGIUM. Cette réclamation doit être accompagnée de documents justificatifs. Aucune réclamation ne sera recevable à l’expiration de ce délai. Dans le cas où la fourniture de produits et/ou de services aurait été effectuée en dehors du Réseau du Groupe TOTAL, la responsabilité de TOTAL BELGIUM se limitera strictement à faire parvenir la réclamation dans les meilleurs délais à l’entité responsable du point de vente où le produit et/ou service ont été fournis.

ARTICLE 4 - FONCTIONNEMENT DE LA CARTE

1. EMISSION

Après examen et acceptation d’une demande d’adhésion, TOTAL BELGIUM ouvrira un compte au nom du Client et lui fournira le nombre de Cartes demandées auxquelles seront attachés un ou plusieurs codes secrets communiqués par courrier séparé. L’ouverture du compte client entraîne la facturation de frais administratifs d’un montant forfaitaire de 15€ HTVA. Chaque Carte identifiera le Client et/ou l’immatriculation du véhicule et/ou le porteur de Carte auquel elle est attachée. Ces mentions indiquées sur la Carte et/ou sur le relevé détaillé à la demande du Client présentent un caractère purement informatif. Lorsque, à la demande du Client, des Cartes ou des codes secrets doivent être envoyés par voie expresse, les frais forfaitaires de 25€ HTVA relatifs à cet envoi seront supportés par le Client.

2. VALIDITÉ

La Carte reste valide jusqu’au dernier jour inclus du mois de validité qui y est mentionné. Une Carte non valide pourra être conservée ou confisquée par le point de vente. Un mois avant l’expiration des Cartes, de nouvelles Cartes seront automatiquement envoyées sauf notification écrite contraire du Client ou de TOTAL BELGIUM. Pour toute Carte non utilisée durant les trois premiers mois de la période de six mois précédant la date de fin de validité, le Client devra faire une demande de renouvellement à TOTAL BELGIUM. Le Client demeure responsable de sa Carte jusqu’à expiration de sa validité.

3. UTILISATION

Les Cartes sont la propriété de TOTAL BELGIUM, elles ne pourront en aucun cas être cédées à un tiers sans l’accord préalable de TOTAL BELGIUM. Elles sont réservées à l’usage professionnel du Client. Pour valider tout achat de produit ou service, sauf exception (notamment péages, télépéages) ou problème technique / informatique qui donnera lieu à la création d’un bon manuel intégrant une copie de l’empreinte de la Carte, la Carte devra être utilisée en association avec son code secret. Cette utilisation confère à TOTAL BELGIUM le droit de débiter le compte du Client. Le point de vente pourra délivrer à la demande du porteur un reçu de sa transaction. Le point de vente pourra exiger du porteur la signature de ce reçu.

4. GARDE DES CARTES ET DUPLICATA

Le Client aura la garde des Cartes qui lui seront confiées. A ce titre, il prendra notamment toutes les mesures utiles pour en éviter la perte, le vol, la détérioration ou l’utilisation frauduleuse. Le Client sera responsable de l’utilisation des Cartes qui lui sont attribuées, soit par lui-même, soit par un tiers. Sous réserve des dispositions des articles 4.5 et 7 ci-après, le Client reconnaît être notamment responsable à l’égard de TOTAL BELGIUM du paiement de tous Produits ou Services obtenus à l’aide d’une Carte qui lui aura été attribuée, même en cas de perte, de vol ou d’utilisation frauduleuse par un tiers. A la demande du Client ou en cas de mise en opposition d’une Carte, TOTAL BELGIUM pourra émettre une ou plusieurs Cartes de remplacement, appelées duplicata, ayant les mêmes caractéristiques que la Carte d’origine et le même code secret. Le Client restera redevable des transactions réalisées avec la Carte initiale, appelée Carte de rang inférieur.

5. OPPOSITION

En cas de perte, de vol ou d’utilsiation frauduleuse de toute Carte, le Client devra avertir TOTAL BELGIUM immédiatement par téléphone ou via tout centre d’appel qui lui aura été indiqué à cet effet, avec confirmation par lettre recommandée avec accusé de réception dans les deux jours ouvrables accompagnée de la déclaration de perte ou de vol qu'il aura effectuée au préalable auprès des autorités de police compétentes. La date postale de cette lettre fait foi pour le calcul du délai de responsabilité décrit ci-après. La responsabilité du Client à l'égard de TOTAL BELGIUM sera dégagée à minuit (00h00) le jour suivant le délai de 72 heures après réception de la confirmation écrite de perte ou de vol. Au-delà de ce délai, le Client n’est plus responsable des achats effectués avec cette Carte sauf si :

- le Client a transmis la Carte à un tiers non autorisé,

- le Client ou le porteur de la Carte a perdu la Carte par négligence,

- le Client n’a pas respecté les instructions de TOTAL BELGIUM de détruire la Carte ou de la lui renvoyer,

- le Client n’a pas pris les mesures nécessaires pour sauvegarder la confidentialité du code,

le Client n’a pas pris les mesures nécessaires pour eviter toute utilisation frauduleuse de la Carte.

Si la perte, le vol ou l’utilisation frauduleuse résultent en tout ou partie d’une faute ou d'une négligence du Client ou d’un Porteur de Carte, le délai de responsabilité du Client sera porté à 12 jours ouvrables. Le Client s’engage à fournir à TOTAL BELGIUM toute information relative à la disparition ou à l’usage non conforme ou frauduleux de toute Carte. Le Client s’engage à retourner à TOTAL BELGIUM toute Carte mise en opposition et retrouvée par la suite et s’interdit d’en faire usage. En cas de constatation d’utilisation anormale de la Carte, TOTAL BELGIUM se réserve la possibilité de mettre la Carte en opposition, sans ouvrir droit à aucun dommages et intérêts pour le Client.

6. RESTITUTION

Les Cartes devront être immédiatement restituées par le Client sur simple demande de TOTAL BELGIUM ou spontanément en cas de faillite, cessation d’activité ou fin de la relation contractuelle. Sans préjudice de tous dommages et intérêts que TOTAL BELGIUM pourrait obtenir, l’usage d’une Carte après sa date de fin de validité, de mise en opposition ou la résiliation du Contrat pour quelque cause que ce soit pourra donner lieu à des poursuites judiciaires, civiles ou pénales.

ARTICLE 5 - SERVICES OPTIONNELS

Un ou plusieurs services optionnels peuvent être souscrits par le Client dans sa demande d’adhésion ou par une demande ultérieure. TOTAL BELGIUM se réserve la possibilité de créer de nouveaux services optionnels, de modifier ou supprimer les services optionnels existants.

Pour chaque service optionnel, le Client acquittera par Carte ou forfaitairement pour l’ensemble des Cartes des frais dont la périodicité est déterminée au moment de la souscription au service et dont le montant est révisable par TOTAL BELGIUM. La souscription aux services optionnels se fait pour une durée indéterminée. Chacune des parties peut résilier un ou plusieurs services optionnels à tout moment par courrier électronique ou par lettre simple, sous réserve du respect d’un préavis d’un mois. La résiliation ou la nullité de la souscription à un ou plusieurs services optionnels est sans effet sur l’existence du Contrat. La fin des relations contractuelles pour quelque cause que ce soit entraînera automatiquement et sans formalité préalable la résiliation de l’abonnement aux services optionnels.

1. L’Espace client de TOTAL BELGIUM

Dès son adhésion, et sous réserve de la communication préalable de son adresse e-mail et de ses nom, prénom et numéro de téléphone, le Client pourra accéder à l’Espace client de TOTAL BELGIUM à partir de l’adresse url : https://totalcardsonline.total.be (ci-après : « le Site »). Le Site est sécurisé et crypté en mode SSL et n’est en conséquence accessible qu’après saisie d’un identifiant fourni par TOTAL BELGIUM et d’un mot de passe choisi par le Client lors de sa première connexion au Site. Le Site permet notamment au Client de consulter son état de parc, d’accéder aux services complémentaires ou optionnels souscrits Toute utilisation du Site emportera l’acceptation sans réserve des conditions générales d’utilisation spécifiques qui le régissent et accessibles depuis sa page d’accueil.

2. Le service optionnel Récupération de TVA

Ce service consiste à confier à un prestataire la charge de récupérer la TVA acquittée pour certains achats faits à l’étranger par le Client. La souscription à ce service implique la signature d’un Contrat spécifique.

3. Service optionnel Sécurité 24/24

Ce service consiste à proposer une protection contre les risques liés à la perte ou au vol de Cartes, selon les modalités énoncés ci-dessous :

- La responsabilité du Client à l’égard de TOTAL BELGIUM sera dégagée dès réception par TOTAL BELGIUM de l’appel téléphonique au centre d’appel (via un numéro de téléphone dédié qui lui sera communiqué lors de l’envoi de la Carte) ou dès l’opposition de la Carte sur le Site, quels que soient l’heure et le jour de la perte, du vol ou d’usage frauduleux sous réserve de l’envoi de la confirmation écrite dans un délai de deux jours ouvrés, accompagné de la déclaration de perte, de vol ou d’usage frauduleux effectuée auprès des autorités compétentes.

- Les transactions éventuellement réalisées par des tiers à l’aide de la Carte, postérieurement à l’heure de l’enregistrement par TOTAL BELGIUM de l’appel téléphonique ou de l’opposition de la Carte sur le Site, seront remboursées par TOTAL BELGIUM au Client sous un délai de 45 jours ouvrés après présentation de son relevé détaillé de facturation, dans la limite de 1500€ TTC par Carte opposée.

4. Le service optionnel Documents de Facturation

Ce service permet au Client de télécharger ou de consulter à partir du Site :

- ses fichiers de facturation au format .csv, excel ou .txt, disponibles à partir du troisième jour ouvrable suivant la date de facturation.

- ses enlèvements journaliers établis sur la base des transactions reçues par TOTAL BELGIUM le jour précédent la consultation, et téléchargeables au format Excel.

- le service « TID » permet au Client d’obtenir, à intervalles réguliers, un fichier électronique de ses transactions. Ce fichier contient l’ensemble des éléments de sa facture : tous les types de transactions, les récapitulatifs, … Ce fichier est transmis par le Site.

- le « Guide TID » fournissant le descriptif technique des fichiers de facturation.

5. Le service optionnel Reporting

Ce service permet au Client d’accéder à partir du Site à un suivi budgétaire, un récapitulatif par Carte et par dépense et, pour des Clients ayant opté pour des Cartes avec saisie du kilométrage, un état de la consommation aux 100 Km par Carte.

6. Le service optionnel Alertes et Anomalies

Ce service permet au Client d’obtenir à partir du Site des états d’anomalies définis à partir de critères personnalisés par Carte (ci-après les « Anomalies »).

Les transactions réalisées avec des Cartes et contraires au(x) critère(s) personnalisé(s) ressortiront en Anomalies dès le lendemain de leur réception par TOTAL BELGIUM. Le Client en sera informé par e-mail aux adresses e-mail qu’il aura au préalable paramétrées sur le Site. Dans tous les cas, ces transactions ne sont qualifiées d’Anomalies que par le Client et ne pourront dès lors donner lieu à une quelconque contestation du Client auprès TOTAL BELGIUM quant à leur exécution et paiement.

7. Total Truck Assistance

Ce service prévoit une assistance à dimension européenne au Client en cas de panne pour des véhicules de plus de 3,5T.

L’adhésion à ce service a lieu automatiquement au moment de son utilisation par le Client, aux conditions prévues dans les conditions générales Truck Assistance.

8. Prestations accessoires au déplacement

Sous réserve de la signature d’un contrat spécifique, le Client pourra souscrire à des prestations accessoires au déplacement et notamment au (télé)péage pour poids-lourd et voiture.

ARTICLE 6 - ADMINISTRATION DES DONNÉES CLIENTS

Toute demande de création de Carte ou de modification (suppression de Cartes, mise en opposition des Cartes, et/ou modification de données signalétiques clients notamment changement d’adresse, de nom, de personnes de contact, …) transmise à TOTAL BELGIUM par tout support écrit (notamment fax, courrier, e-mail, …), est conservée temporairement. L’absence de réclamation du Client concernant ces créations et/ou modifications, vaut validation desdites créations et/ou modifications. Au-delà d’un délai de 2 mois à partir de la date à laquelle il est satisfait à la demande, TOTAL BELGIUM est libérée de toute obligation de produire ces écrits.

ARTICLE 7 - RESPONSABILITÉ

Le Client s’engage à prendre toutes précautions utiles pour sauvegarder en toute circonstance la confidentialité du ou des codes secrets qui lui sont attribués. Le Client et/ou le porteur de Carte s’engage(nt) notamment à conserver en lieu sûr et séparément la Carte et le code secret. Il(s) veiller(a/ont) en particulier à ne pas inscrire les codes secrets sur les Cartes ou sur tout document accompagnant lesdites Cartes ou se trouvant à proximité de celles-ci. Le Client et/ou le Porteur de Carte veilllera notamment à conserver la confidentialité du code secret lors de chaque prise de carburant. En cas de non-respect de ces engagements, TOTAL BELGIUM sera dégagé de toute responsabilité en cas d’usage frauduleux des Cartes par le Client et/ou le Porteur de Carte et/ou un tiers. Le Client est autorisé à remettre une ou des Cartes à un ou des porteurs. Il s'engage le cas échéant à informer les personnes concernées en vertu de la réglementation relative à la protection des données personnelles de leurs droits, en ce compris le droit d'accès et de rectification de leurs données personnelles. Le Client demeure entièrement responsable du respect des dispositions du Contrat par lesdits porteurs notamment en ce qui concerne la confidentialité du ou des codes secrets attribués, du paiement de tout enlèvement effectué au moyen d’une Carte, même en cas de perte, de vol, de contrefaçon, de falsification, d’utilisation frauduleuse ou non conforme au Contrat. En cas d’utilisation non conforme ou frauduleuse, le Client s’engage à en avertir immédiatement et assister TOTAL BELGIUM pour rechercher les causes et le responsable de cette utilisation non conforme. Le Client doit informer Total Belgium de l’utilisation frauduleuse de la Carte au plus tard dans les 15 jours à compter de la date de la facture.

ARTICLE 8 - COÛT DE LA CARTE

La fourniture des Cartes est gratuite, sauf les éventuels frais d’envoi express visés à l’article 4.1. Les demandes de Cartes (création, suppression, mise en opposition, modification, duplicatas,…) non saisies par le Client via l’Extranet seront facturées au montant de 1€ HTVA par Carte. La fabrication d’un duplicata ou la fabrication d’une Carte due à des modifications de paramètres sera facturée au montant de 3 € HTVA par Carte. Ces montants pourront être adaptés à tout moment par TOTAL BELGIUM, sous réserve d’un préavis d’un mois au client.

ARTICLE 9 - PRIX DES PRODUITS ET SERVICES

1.Prix des carburants

Pour tout enlèvement en Belgique, les carburants seront facturés aux prix de liste de TOTAL BELGIUM en vigueur à la date de la transaction diminué de l’éventuelle remise stipulée dans la demande d’adhésion. Le prix de liste est (à ce jour) le prix officiel fixé dans le cadre du Contrat Programme. Si le Contrat Programme ne devait plus être en vigueur, le prix de liste sera le prix de vente des carburants fixé par TOTAL BELGIUM ou par un mécanisme qui viendrait se substituer au Contrat Programme . Pour tout enlèvement à l’étranger, les carburants sont facturés, selon le pays d’enlèvement, soit sur la base du prix de liste applicable à la date de l'enlèvement dans le pays d’enlèvement diminué de l’éventuelle remise stipulée dans la demande d’adhésion, soit au prix affiché par la station au jour de l’enlèvement. Le(s) prix de liste est/sont consultable(s) à tout moment auprès de TOTAL BELGIUM via le Site. Ils sont modifiables à tout moment et sans préavis.

2. Sur les prix des péages, ponts, tunnels, taxes routières, Marchés d’Intérêt National et parking, TOTAL BELGIUM percevra une commission s’élevant à 3 % HTVA du montant TTC des transactions. L’assiette de calcul et le montant des commissions sont révisables à tout moment et sans préavis.

3. Les autres produits et services seront facturés selon les prix de vente pratiqués par le point de vente au jour de la réalisation de l’opération.

4. Les Services Optionnels auxquels le Client a souscrit ou a adhéré seront facturés aux tarifs communiqués au Client lors de la souscription ou de l’adhésion à ces Services.

Sous réserve de l’application de conditions générales ou utilisation plus spécifiques, le paiement du forfait relatif à chaque Service Optionnel a lieu par avance, mensuellement ou annuellement à la date anniversaire du parc des Cartes carburants et ne sera pas remboursé au Client sauf en cas de résiliation pour manquement de TOTAL BELGIUM aux obligations résultant du Contrat. Dans ce cas, le remboursement se fera prorata temporis.

ARTICLE 10 - FACTURATION

10.1 La facturation émise par TOTAL BELGIUM se fera sous forme électronique selon les conditions décrites ci-après.

TOTAL BELGIUM pourra mettre à charge du Client des frais administratifs d’un montant de 1,25 € HTVA par facture qui devrait être envoyée sur support papier. Sauf spécification contraire de TOTAL BELGIUM la facturation est effectuée deux fois par mois (24 fois par an). Chaque facture, duplicata ou autre document (notamment réédition de code secret, …) qui doit être émis à nouveau à la demande du Client entraînera des frais administratifs d’un montant de 10 € HTVA qui seront mis à charge du Client. A cet égard, le Client veillera à informer immédiatement TOTAL BELGIUM en cas de modification des coordonnées de facturation.

Les transactions réalisées en Belgique font l'objet de factures (et/ou notes de débit) émises par TOTAL BELGIUM. Les transactions réalisées en dehors de la Belgique font l’objet de factures (et/ou notes de débit) par pays d’enlèvement, émises par Italiana Petroli SPA pour l’Italie, par la filiale du groupe TOTAL du pays concerné, ou en l’absence de filiale dans le pays d’enlèvement, par le Centre de Management des Transactions Monétiques (SNC de droit français, domiciliée 24 Cours Michelet F-92800 Puteaux, ci après CMTM). Elles seront libellées dans la devise du pays d’enlèvement ou de prestation. Pour toute conversion du montant d’une transaction entre la devise du pays d’enlèvement et la devise de facturation du Client le taux de change à la date de l’enlèvement sera appliqué. Le Client supportera la couverture du risque de change. Dans ce cas, les factures pays sont accompagnées d’un relevé de facture totalisant et convertissant en euros, à titre indicatif, les montants facturés (et/ou le cas échéant débités) aux taux de change en vigueur au jour de traitement de la facture.

10.2 Le Client déclare souscrire au service de facturation électronique et d’e-viewing fournis par TOTAL BELGIUM aux conditions et modalités définies ci-dessous.

a) Fonctionnement du service de facturation électronique

Le service de facturation électronique consiste à transmettre au Client les factures des transactions réalisées au moyen des Cartes sous format électronique, par l’envoi d’un e-mail. L’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique avancée, produite à partir d’un certificat électronique propre à TOTAL. Un duplicata de cette facture (ainsi que des factures des derniers 18 mois) pourra également être téléchargé à partir du Site. La saisie des codes d’accès sera tracée par le système et constituera le journal des connexions.

b) Souscription et coût

Les factures électroniques seront gratuitement produites par TOTAL BELGIUM à la fréquence prévue au contrat. TOTAL BELGIUM se réserve le droit de modifier ces conditions tarifaires ou d’exploitation ou encore le droit d’un retour à une facturation imprimée envoyée par les moyens postaux traditionnels sans préavis ni avertissement notifié.

c) TOTAL BELGIUM se réserve le droit de faire exécuter en sous-traitance tout ou partie des prestations objet du présent contrat par toute autre société de son choix, TOTAL BELGIUM restant seule responsable à l’égard du Client.

d) Le Client s’engage à communiquer à TOTAL BELGIUM une adresse électronique valide et permanente pour ses relations avec TOTAL BELGIUM. Le Client reste responsable de la validité de son adresse électronique ainsi que de sa mise à jour via le Site en cas de modification. Pour cela il utilisera dans le Site la fonction « Adresse e-mails ». Si le Client ne parvient pas à changer l’adresse électronique, il devra adresser sans délai un courrier à TOTAL Belgium Service Cartes, Rue du Commerce 93 à 1040 Bruxelles pour lui notifier la défaillance ainsi que la nouvelle adresse électronique.

e) Le Client s’engage à prendre connaissance des factures, à les télécharger, à vérifier la signature électronique et le certificat électronique de TOTAL BELGIUM dans les trois mois à compter de l’envoi. Le Client s’engage à réclamer un duplicata de la facture lorsqu'elle n’a pas fait l’objet d’un envoi dans les 10 jours ouvrables à compter de la date de facturation.

f) Responsabilité - Assurances

TOTAL BELGIUM ne pourra être tenue responsable des dommages qui résulteraient du non respect par le Client des obligations à sa charge. Ainsi, TOTAL BELGIUM ne peut être tenue pour responsable des conséquences d’interventions du Client sur son environnement électronique.

TOTAL BELGIUM ne pourra être tenue responsable d’aucun manquement par le Client à ses obligations d’archivage des factures, signatures et certificat électroniques..

En cas de manquement substantiel prouvé de sa part, TOTAL BELGIUM sera responsable du préjudice qui en résulte pour le Client, à concurrence des conséquences directes de cette faute et dans les limites suivantes : dans tous les cas où la responsabilité de TOTAL BELGIUM serait établie, le montant de la réparation due le cas échéant au Client pour l'intégralité de son préjudice est limité, toutes causes et sinistres confondus, par année, au montant de la TVA réclamée par l’Administration fiscale.

TOTAL BELGIUM ne peut être tenue pour responsable, quelles que soient les circonstances, de tout dommage indirect et/ou immatériel et notamment en cas de perte d’exploitation, de données, de fichiers ou tout autre document confié à TOTAL BELGIUM, de profits et autres pertes financières.

La responsabilité de TOTAL BELGIUM ne peut aucunement être engagée lorsque la défaillance a pour fondement, cause ou origine le réseau de télécommunications, le matériel de connexion, une perte ou un vol de codes d’accès au Site ou leur destruction par le Client ou un tiers.

g) Preuve

Le Client accepte qu’en cas de litige, les factures électroniques et les certificats, émis et conservés par TOTAL BELGIUM sont admissibles devant les tribunaux et feront preuve des données et des faits qu’ils contiennent ainsi que des signatures qu’ils comportent.

Les parties reconnaissent qu’en cas de litige, une seule date fait foi: celle du jeton d’horodatage fourni par le système contrôlé de TOTAL au moment de l’émission de la facture.

Les parties reconnaissent que la preuve des connexions sera établie pour autant que de besoin sur la base du journal des connexions tenu à jour par TOTAL, le Client accepte la valeur probante de ces documents. Le Client accepte l’imputabilité de tout acte effectué sur le Site dès le moment où la saisie de son mot de passe et les différentes mesures d’identification préalables ont été dûment réalisées.

ARTICLE 11 – PAIEMENT

Le Client s’engage à payer intégralement les montants dus selon les délais et conditions prévues à la demande d’adhésion. Si les conditions particulières applicables prévoient le paiement par domiciliation SEPA (Single European Payment Area), les informations nécessaires à cette domiciliation figureront sur le mandat fourni par le Client aux fins d’autorisation de la domiciliation SEPA. Chaque facture rappellera au Client que le paiement sera effectué par domiciliation SEPA à la date d’échéance qui y sera précisée. Cette facture fera donc office de pré-notification de la domiciliation SEPA.

TOTAL BELGIUM se réserve la possibilité de fixer une limite de crédit lors de la conclusion du Contrat et à tout moment pendant son exécution, et de subordonner la fourniture des produits, services et prestations accessoires au respect de cette limite. La limite de crédit fixe, pour l’ensemble du compte client sur la période calendaire définie, le montant maximal des transactions relatives aux produits et services acquis en stations-service, sur base des prix d’affichage en station. Cela signifie que les transactions seront acceptées en station tant que cette limite n’est pas atteinte. Cette limite pourra être modifiée par TOTAL BELGIUM notamment en cas d’impayé, d’insolvabilité, de non-présentation des garanties convenues ou en cas d’utilisation anormale de la Carte. Toute somme non payée à la date d’exigibilité mentionnée sur la facture produira de plein droit et sans mise en demeure préalable des intérêts de retard conformément à la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. En cas d’impayé par virement ou domiciliation, TOTAL BELGIUM peut facturer des frais d’impayé de 10 € HTVA par facture et le cas échéant des frais de relance de 45 € HTVA. Tout retard de paiement et/ou règlement partiel d’une seule facture entraîne de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’exigibilité immédiate de toutes les sommes, même non échues, dues par le Client. TOTAL BELGIUM pourra subordonner l’exécution d’un nouvel approvisionnement à ce règlement, demander la restitution des Cartes et/ou les mettre en opposition. Toute transmission du dossier aux services de TOTAL BELGIUM chargés du contentieux recouvrement engendre des frais de dossiers correspondant à 5% du montant de la créance. Tout règlement partiel de la facture s’impute d’abord et de plein droit sur la partie non privilégiée de la créance de TOTAL BELGIUM. Les droits des filiales du groupe TOTAL et du CMTM afférents aux factures (et/ou notes de débit) émises par ceux-ci seront transférés à TOTAL BELGIUM ou à toute autre société qui se substituerait à celle-ci, ce que le Client accepte expressément. Le Client devra se libérer de son obligation de paiement auprès de TOTAL BELGIUM ou de la société qui se sera substituée à TOTAL BELGIUM qui lui aura été indiquée, et les garanties ou cautions émises couvriront expressément ces paiements.

ARTICLE 12 – GARANTIE

A la demande de TOTAL BELGIUM, pour couvrir l’éventuelle non-exécution de ses obligations, le Client s’engage à remettre à TOTAL BELGIUM une garantie soit au moment de la signature de la demande d’adhésion, soit en cours d’exécution du Contrat, valable pendant toute la durée (restante) du Contrat et au moins trois mois après la fin de celui-ci. Le montant de cette garantie pourra être réévalué à tout moment à la demande de TOTAL BELGIUM. Dans le cas où le Client ne serait plus en mesure de fournir une telle garantie ou si celle-ci devient insuffisante, TOTAL BELGIUM se réserve le droit de résilier le Contrat sans préavis. Au plus tard deux échéances de facturations avant l’expiration des garanties bancaires ou cautions le Client devra transmettre les nouvelles garanties ou cautions nécessaires.

ARTICLE 13 – RÉCLAMATION

Le Client s’engage à contrôler régulièrement ses factures. Toute réclamation ou contestation sur le montant, la remise ou la nature des opérations récapitulées sur les factures doit être transmise par écrit à TOTAL BELGIUM dans un délai de 15 jours à compter de la date de la facture (ou de la note de débit), et doit être accompagnée de justificatifs. Passé ce délai, aucune réclamation ne sera recevable. Aucune réclamation ne peut justifier le non-paiement à l’échéance de tout ou partie d’une facture. Toute réclamation relative à un Produit ou à un Service défectueux doit être communiquée à TOTAL BELGIUM par le Client, dans la semaine qui suit la découverte du défaut. Dans le cas où la fourniture de Produits et/ou de Services aurait été effectuée en dehors du Réseau de TOTAL BELGIUM, la seule responsabilité de TOTAL BELGIUM sera de faire parvenir la réclamation dans les meilleurs délais à l’entité responsable du Point de Vente où le Produit et/ou le Service concernés par la réclamation ont été fournis. TOTAL BELGIUM ne pourra être tenu pour responsable de dommages occasionnés au Client du fait des Produits Pétroliers fournis en des Points de Vente ne lui appartenant pas en propre, des Produits autres que des Produits Pétroliers ou des Services.

ARTICLE 14 – RESPONSABILITÉ – FORCE MAJEURE

Lorsque la responsabilité de TOTAL BELGIUM est invoquée par le Client, celui-ci ne peut en aucun cas revendiquer une indemnisation de dommages indirects, à savoir des dommages commerciaux ou financiers tels qu’une moins-value, une augmentation des coûts, une perte de clients ou d’un bénéfice escompté, une perturbation du planning, des actions ou des plaintes de tiers.

Sont assimilés à la force majeure exonérant TOTAL BELGIUM de sa responsabilité, outre les cas définis par la jurisprudence, notamment les guerres, embargo, émeutes, blocus, troubles civils, actes de violence, dysfonctionnements techniques, événements quels qu’ils soient perturbant l’approvisionnement des raffineries ou les conditions de transport, grèves, calamités naturelles, feu, explosions. Pendant sa durée, la force majeure suspend pour les parties l’exécution du Contrat.

ARTICLE 15 – CESSION

TOTAL BELGIUM peut à tout moment céder tout ou partie de ses droits et obligations aux termes du présent Contrat à toute filiale du Groupe TOTAL. Le Client s’interdit de céder ou de transférer sous quelque forme que ce soit tout ou partie de ses droits et obligations nés du Contrat.

TOTAL sera toutefois en droit de céder tout ou partie des créances dont elle sera titulaire en vertu du Contrat, dans le cadre d’opérations de factoring ou assimilées. Le cas échéant, TOTAL sera en droit de communiquer au cessionnaire les données contractuelles nécessaires à cette fin sans que ceci ne constitue une violation de l’obligation de confidentialité stipulée à l’article 7 du Contrat.

ARTICLE 16 – DURÉE/RÉSILIATION

1. La relation contractuelle entre TOTAL BELGIUM et le Client telle que régie par les Conditions Générales et la Demande d'Adhésion prend effet à la date de notification de l’acceptation de la Demande d’adhésion ou, au plus tard à la date d’envoi des Cartes au Client. Ce contrat est conclu pour une durée de trois ans, reconductible tacitement par périodes successives d’un an. Chaque partie pourra mettre fin à ce contrat à chaque échéance, moyennant un préavis de 1 mois par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve du règlement par chaque partie de toutes sommes dues à l’autre partie, en relation avec des transactions effectuées avec les Cartes. Le Client qui souhaite résilier anticipativement le présent Contrat devra verser à Total une indemnité forfaitaire pour frais administratifs calculée comme suit : 10 € HTVA par Carte et par mois jusqu'à la prochaine échéance du Contrat.

2. TOTAL BELGIUM pourra, de plein droit et sans intervention judiciaire, suspendre la validité de la ou des Cartes du Client, en demander le retrait ou mettre fin aux relations contractuelles, en cas de non-respect par le Client des Conditions Générales ou en cas d'impayé, de dépassement de la ligne de crédit, d'insolvabilité notoire du Client ou de non-présentation des garanties de paiement demandées. Ces mesures pourront être prises sans préavis et sans préjudice de toute indemnité que TOTAL BELGIUM pourra être fondée à obtenir.

ARTICLE 17 – SPÉCIFICITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DES CONDITIONS TARIFAIRES

Les Conditions Tarifaires dont bénéficie le Client lui sont strictement réservées et il s’engage à les tenir strictement confidentielles. Le Client reste seul responsable vis-à-vis de TOTAL BELGIUM de toute infraction à l’obligation de confidentialité inscrite dans cet article. Cette obligation de confidentialité subsiste durant une période de 2 ans après l'expiration du Contrat. Le Client s’engage à verser à TOTAL BELGIUM une indemnité forfaitaire de 10 000 € HTVA par infraction à la présente clause, sans préjudice du droit de TOTAL BELGIUM de réclamer la réparation de l’intégralité de son préjudice subi de ce fait.

ARTICLE 18 - LOI APPLICABLE - ATTRIBUTION DE COMPÉTENCE

Les éventuels litiges seront soumis au droit belge avec attribution de juridiction aux Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.

ARTICLE 19 – PROTECTION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL

Les informations recueillies dans le cadre du Contrat font l’objet de traitements, dont TOTAL BELGIUM est soit responsable, soit responsable conjoint avec le Client : (i) pour les traitements destinés à l’exécution du Contrat et au suivi de la relation commerciale avec le Client, TOTAL BELGIUM est responsable de traitement ; (2) Pour les traitements destinés à la gestion de flotte du Client (incluant l’utilisation de l’Espace Client), TOTAL BELGIUM et le Client sont responsables conjoints de traitement. Les informations recueillies dans le cadre du présent Contrat font l’objet d’un traitement informatique destiné à la gestion du dossier Client, à la fabrication et la personnalisation des Cartes, à la facturation et à la fourniture des services accessoires. Les destinataires des données sont TOTAL BELGIUM et les sociétés intervenant pour les besoins de l’exécution du présent Contrat. Les données à caractère personnel sont réservées à l’usage de TOTAL BELGIUM et ne pourront être transmises qu’à des sociétés du groupe TOTAL ou des prestataires intervenant dans la gestion et la fabrication des Cartes ainsi que la prestation des services accessoires. Ces données seront conservées par TOTAL BELGIUM pendant toute la durée du Contrat et 5 ans après son échéance.

Conformément à la réglementation en vigueur, toute personne physique dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, ainsi que d’un droit d’opposition, de limitation et de portabilité relativement aux informations la concernant. Ces droits pourront être exercés auprès de TOTAL BELGIUM, soit à l’adresse suivante: TOTAL BELGIUM – Département MOBILITY AND FLEET SERVICES, rue du commerce, 93 - 1040 Bruxelles, soit à l’adresse électronique suivante : MS.BE-privacy@total.be.

Les données personnelles traitées dans le cadre du Contrat peuvent être transférées en dehors de l'Espace Economique Européen aux fins d’exécution du Contrat. Le cas échéant, elles sont protégées conformément à la règlementation applicable, par une clause contractuelle type de la Commission européenne, par les règles contraignantes d'entreprise (ou BCR) du Groupe TOTAL (https://www.total.com/fr/donnees-personnelles#Binding%20Corporate%20Rules%20de%20Total) ou par l’adhésion des sociétés destinataires au principe du Privacy Shield.

Le Client s’engage à informer les porteurs de carte de l’ensemble de ces dispositions.